Actividad 12 "Combinar Correspondencia"

Combinar correspondencia 
Esta opción nos permite incluir en un documento de datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos 

·         Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

·         Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas.

Crear el documento principal

·         Abrir el Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

·         Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú  Iniciar combinación de correspondencia.

·         Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la selección Combinar Correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros contestamos haciendo clic en la opción deseada.

Primero tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar ( cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc). Seleccionamos la carta y hacemos clic en el siguiente, para que aparezca el segundo paso del asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.

En el paso 3, seleccionemos el origen de datos (destinatarios).

·         Utilizar una linea existente. Aparece la opción Examinar.. hacer clic en ella para seleccionar el archivo que contiene el origen de datos.

·         Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar.. aparece la opción Elegir la carpeta de contacto.

·         Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear.. hacer clic en ella para introducir los valores en la lista(esta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opción Crear.. se abre el cuadro de dialogo Nueva lista de direcciones y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa como cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas, donde encontraras una manera sencilla para modificar estos elementos.

Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

En el paso 4 , redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación.

En el paso 5, en este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de los datos.

Si queremos guardar las cartas en un nuevo, documento, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales.. En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado sera un documento normal sin combinación.

Sino queremos realizar ninguna de las acciones anteriores, cerramos el panel de tareas.

La pestaña correspondencia:
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.

Insertar campos de combinación:

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono (insertar campo combinado) de la pestaña correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo combinación con la lista de todos los campos de origen de datos, seleccionamos el campo a insertar ya hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.

Desplazar por los registros:
El origen de datos puede contener varias filas de datos ( varios destinatarios), al combina, se generan tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, si los datos que salen son los esperados.

·         Permite ver los datos del primer registro del origen.

·         Permite visualizar el registro anterior

·         Este cuadro permite saber que registro se esta visualizando asi como, permite ir directamente a un registro determinado, escribiendo el no. del registro.

·         Permite visualizar el registro siguiente.

·         Permite visualizar el ultimo registro.

Buscar un registro: 

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, En estos casos, se utiliza el botón (Buscar destinatario), el cual permite ir a un registro concreto, indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.

Destinatarios de combinar correspondencia:

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro que solo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

Filtrar destinatarios:

Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación  primero tenemos que situarnos en el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono (editar lista de destinatarios ) a continuación hacemos clic en la flecha que esta en el encabezado del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones.

En la pestaña Filtrar registros se pone la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. 

Ordena destinatarios:

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo. Si volveremos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasaran a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos, queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registro del cuadro de dialogo Filtrar y ordenar. 

Combinar al imprimir:

La opción imprimir documentos  permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en el aparece el cuadro de dialogo que se observa a la derecha.

Podemos imprimir todos los registros, todos los destinatarios después de aplicar los filtros, el registro actual, el que se visualiza en ese momento o un grupo de registros.

Combinar con correo electrónico:

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico.

Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta utilidad ahorra mucho trabajo.Al hacer clic en el aparece un cuadro de dialogo. En este, ademas de identificar que grupo de registro queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del mensaje enviar.

En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario.

En Asunto: Se escribe el texto que figura en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, Microsoft Outlook 2007.